Privacyverklaring

Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens ELTRON BV verwerkt wanneer je onze website bizpak.be bezoekt en wanneer je de bedrijfssoftware BizPak gebruikt. Het legt ook precies uit wat er gebeurt met de gegevens uit het Google-account als je BizPak koppelt aan Gmail of Google Agenda. Daarvoor is er een apart hoofdstuk (hoofdstuk 6).

1. Wie zijn wij?

BizPak is een product van ELTRON BV. Voor de gegevens die wij zelf bepalen, zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Onderneming

ELTRON BV

Adres

Holdamstraat 2, 9170 Sint-Gillis-Waas, België

Ondernemingsnummer / btw

BE 0788.287.128

E-mail

info@eltron.be

Telefoon

+32 476 58 43 14

Websites

bizpak.be (informatie) en bizpak.app (de applicatie)

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld: dat is voor een onderneming van onze omvang en met onze verwerkingen niet verplicht. Vragen over privacy komen rechtstreeks bij ons terecht via info@eltron.be.

2. Voor wie en waarvoor geldt dit beleid?

Dit beleid geldt voor:

• bezoekers van bizpak.be;
• gebruikers van de BizPak-webapplicatie (onder meer op bizpak.app en op de aparte adressen die wij per klant kunnen voorzien), inclusief de installeerbare app op smartphone of tablet;
• personen die via een klantenportaal-link een document (offerte, factuur) bekijken dat een BizPak-gebruiker hen bezorgde;
• de koppelingen die een gebruiker zelf activeert: Google (Gmail en Google Agenda), Microsoft 365 (e-mail en agenda), Peppol (elektronische facturatie) en bankbestanden.

3. Onze twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

BizPak is software voor ondernemers. Daardoor hebben wij twee verschillende rollen, met elk hun eigen regels.

a. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke

Voor de gegevens die wij nodig hebben om BizPak te kunnen leveren en om onze eigen onderneming te runnen: het account, de aanmelding, de contactgegevens als klant of prospect, facturatie van het abonnement, ondersteuning, beveiligingslogs en de statistieken die wij gebruiken om de software te verbeteren.

b. Wij zijn verwerker

Voor alles wat jij als ondernemer zélf in BizPak invoert of importeert: de klanten en leveranciers, de offertes en facturen, de projecten, uren, documenten en de inhoud van de e-mails en agenda-afspraken. Over die gegevens beslis jij: jij bent de verwerkingsverantwoordelijke, wij verwerken ze uitsluitend volgens jouw instructies en volgens de verwerkersovereenkomst die deel uitmaakt van onze overeenkomst.

Concreet: wij kijken niet zomaar in jouw dossiers. Onze medewerkers krijgen enkel toegang wanneer dat nodig is voor ondersteuning, onderhoud of beveiliging, en zulke toegang wordt gelogd (zie hoofdstuk 12).

Krijg je als klant of leverancier van een BizPak-gebruiker een factuur, offerte of e-mail uit BizPak? Dan zijn wij daarvoor enkel verwerker. Richt de vraag over die gegevens in de eerste plaats aan de onderneming die je aanschreef. Wij helpen die onderneming om de vraag te beantwoorden.

4. Welke gegevens verwerken wij?

4.1 Account- en aanmeldgegevens

• naam, e-mailadres, gebruikersnaam en taalvoorkeur;
• de onderneming(en) waartoe je behoort, de rol en de rechten per module;
• aanmeldgegevens beheerd door onze aanmeldserver (Keycloak): een gehasht wachtwoord, en, als je die instelt, de gegevens van de tweestapsverificatie;
• uitnodigingen om tot een onderneming toe te treden, en het antwoord daarop;
• persoonlijke voorkeuren: schermindeling, dashboardkeuzes, meldingsinstellingen.

4.2 Bedrijfs- en administratiegegevens die jij invoert

• gegevens van de onderneming: naam, adres, btw-nummer, logo, rekeningnummer, nummering, huisstijl;
• de relaties: klanten en leveranciers met hun adressen, contactpersonen, e-mailadressen, telefoonnummers, btw-nummers en notities;
• de documenten: offertes, facturen, creditnota’s, aankoopfacturen, bestelbonnen, leveringsbonnen, werkbonnen, contracten en prijsberekeningen, met de bedragen, omschrijvingen en bijlagen die erbij horen;
• projecten, taken, planning en geregistreerde uren;
• betalingen, inclusief de gegevens uit bankbestanden (CODA) die je importeert.

4.3 Arbeidstijdregistratie en locatie

Gebruikt jouw onderneming de module werktijdregistratie, dan houdt BizPak per medewerker het begin, het einde en de pauzes van een werkdag bij. Daarnaast kan er een locatie worden vastgelegd, maar enkel:

• op het moment van een klokactie, en enkel dan: starten, pauzeren, hervatten, wisselen van werf, en stoppen. Er zijn dus nooit meer punten dan er handelingen zijn.
• als de medewerker het zelf aan laat staan. De medewerker beslist, niet de werkgever: op het eigen klokscherm staat één knop om het aan of uit te zetten, en die keuze geldt alleen voor die ene medewerker. Er is geen instelling waarmee een onderneming dit kan opleggen of verbieden.
• als de browser het toelaat. Die vraagt het bij de eerste klokactie, en de medewerker kan die toestemming op elk moment intrekken in de instellingen van het toestel. Zolang er niets toegestaan is, wordt er niets vastgelegd.
• Er is geen doorlopende opvolging en er wordt geen route bijgehouden. Tussen twee handelingen weet BizPak niet waar iemand is, ook niet terwijl de klok loopt.

Zet een medewerker de locatie uit, dan verdwijnen de punten die er al staan niet: die horen bij de uren die toen geregistreerd zijn. Vanaf dat moment komt er niets meer bij.

4.4 Identiteitscontrole met de Belgische eID (enkel bij Peppol-aanmelding)

Wie namens een onderneming een nieuwe aansluiting op het Peppol-netwerk aanvraagt, bevestigt zijn identiteit met zijn Belgische identiteitskaart. Wij lezen daarbij één ding van de kaart: het authenticatiecertificaat. Van wat daarin staat, bewaren wij:

• de voornamen en de achternaam, zoals ze op de kaart staan;
• de kenmerken van dat certificaat: het volgnummer, een vingerafdruk ervan, wie het uitgaf en tot wanneer het geldig is — daarmee hoort het bewijs bij één welbepaalde kaart;
• een onomkeerbare versleutelde vingerafdruk (gepeperde hash) van het rijksregisternummer. Het nummer zelf bewaren wij nooit: de vingerafdruk dient enkel om te bevestigen dat de controle gebeurd is en om dezelfde persoon later te herkennen.

Wij lezen geen adres, geen foto en geen biometrische gegevens van de kaart, en wij gebruiken de kaart voor niets anders dan deze ene controle.

4.5 Technische gegevens en logs

• IP-adres, browsertype, apparaattype en tijdstip van het bezoek;
• foutmeldingen en prestatiemetingen, met een supportcode waarmee onze helpdesk een probleem kan terugvinden zonder je iets te moeten vragen;
• een controlespoor (audit log) van wat er in de applicatie wijzigde: welke gebruiker, welk document, welk moment;
• een log wanneer een beheerder van ELTRON tijdelijk in naam van een gebruiker werkt om te helpen.

4.6 Meldingen op het toestel

Zet je pushmeldingen aan, dan bewaren wij het technische adres van de browser of het toestel dat nodig is om die melding af te leveren, plus de keuze welke meldingen je wil krijgen. Alle meldingen staan standaard uit. Zet je ze af, dan verwijderen wij die gegevens.

4.7 Documenten die je laat inlezen

Laad je een aankoopfactuur op als pdf of foto, dan kan BizPak die automatisch uitlezen om de velden alvast in te vullen. Dat gebeurt in stappen, en er wordt pas een stap verder gezet als de vorige de gegevens niet rond kreeg:

1. Onze eigen leescomputer leest de bladzijde. Die apparatuur is van ons en staat in België. Het bestand gaat er wel over het internet naartoe, langs Cloudflare (zie hoofdstuk 8).
2. Vindt die eerste lezing niet alles, dan kijkt een tweede lezer op diezelfde eigen apparatuur mee. Die krijgt alleen de tekst die de eerste lezing al van de bladzijde haalde, niet het bestand.
3. Is het formulier daarna nog altijd niet rond, dan gaat het bestand naar Microsoft (Azure AI Document Intelligence), een betaalde dienst die speciaal getraind is om facturen te lezen. Dit is de enige stap waarbij het document bij een andere onderneming terechtkomt. Microsoft is daarbij onze verwerker en mag het bestand enkel gebruiken om die ene factuur te lezen.

Is onze leescomputer even niet bereikbaar en draagt de pdf zijn eigen tekstlaag, dan lezen wij die tekst uit binnen de applicatie zelf. Dan verlaat er niets de applicatie.

Wij gebruiken de documenten nooit om modellen te trainen of te verbeteren — niet die van ons, en niet die van iemand anders.

4.8 De formulieren op deze website

Op bizpak.be staan drie formulieren: één om een proefperiode aan te vragen, één om een demo of een afspraak te vragen, en één voor een gewone vraag. Je vult ze zelf in, en er staat niets in dat wij vooraf over je invulden.

Het formulier voor de proefperiode vraagt het meest, want daarmee zetten wij de omgeving klaar. Dit doen wij met elk veld:

Naam

Om te weten wie de aanvraag doet en om je aan te spreken in de uitnodiging die je krijgt.

E-mailadres

Om je die uitnodiging te sturen en om je te antwoorden. Het wordt ook het adres waarmee je je aanmeldt.

Telefoonnummer

Om te bellen als er iets onduidelijk is aan de aanvraag, of als de uitnodiging niet aankomt.

Onderneming

Om de omgeving onder de juiste naam op te zetten.

Btw-nummer

Om die omgeving aan de juiste onderneming te koppelen, en om correct te kunnen factureren als je na de proefperiode klant wordt.

Bedrijfsprofiel

Het soort werk dat je doet. Daarmee richten wij de omgeving alvast in met de modules en de sjablonen die daarbij passen.

Wat wil je vooral doen? (optioneel)

Eén lijn waarin je kwijt kan waar het je om te doen is, zodat wij daar meteen rekening mee houden. Laat je ze leeg, dan gaat de aanvraag gewoon door.

De twee andere formulieren vragen minder: de naam, het e-mailadres en het bericht, en optioneel de onderneming en het telefoonnummer. Bij elke verzending gaat mee welk formulier je gebruikte en, bij een proefperiode, welke formule je aanklikte. Zo weten wij waarover je schrijft zonder dat je de vraag moet indelen.

Daarnaast registreren wij bij elke verzending het IP-adres, het land, het browsertype en de pagina van waaraf je verstuurde. Dat dient uitsluitend om misbruik van de formulieren tegen te gaan. De formulieren gebruiken ook Cloudflare Turnstile: de browser laadt een spamcontrole bij Cloudflare en onze server controleert het resultaat met een verificatietoken en het IP-adres. De inhoud van het bericht sturen wij niet naar deze verificatiedienst.

Die gegevens gebruiken wij om de aanvraag of de vraag af te handelen. Wij zetten je niet op een nieuwsbrief, verkopen de gegevens niet door en bellen je niet ongevraagd na. Het bericht wordt afgeleverd via Resend (zie hoofdstuk 8) en komt terecht in de mailbox van ELTRON BV. Hoe lang wij het bewaren, staat in hoofdstuk 11.

5. Waarom en op welke grond?

6. Gegevens uit het Google-account

BizPak kan gekoppeld worden aan het Google-account, zodat je documenten kan verzenden vanuit een eigen Gmail-adres en je Google Agenda in BizPak kan zien. Die koppeling is volledig optioneel en start pas wanneer je zelf op de knop klikt en het toestemmingsscherm van Google goedkeurt. Zonder koppeling werkt BizPak gewoon verder.

6.1 Welke toestemming vragen wij, en waarom?

gmail.send: e-mail verzenden namens jou

Om de offertes, facturen, bestelbonnen, leveringsbonnen en herinneringen te verzenden vanuit een eigen e-mailadres, zodat de klant een bericht van jóu krijgt en niet van een onbekende afzender. Deze toestemming geeft alleen het recht om te verzenden. BizPak kan de mailbox niet lezen, niet doorzoeken, niet wijzigen en niet verwijderen.

calendar: agenda lezen en beheren

Om de agenda’s die jij zelf aanduidt te tonen in de BizPak-agenda, en om afspraken die uit BizPak vertrekken (een projecttaak, een geplande werkbon, een afspraak bij een offerte) in die agenda te zetten, bij te werken of te verwijderen wanneer jij dat in BizPak doet. BizPak raakt geen andere agenda’s aan.

6.2 Wat wij bewaren, en vooral wat niet

Kort samengevat: wij bewaren geen inhoud van de Gmail-mailbox en geen kopie van de agenda-afspraken. De afspraken worden live bij Google opgehaald op het moment dat je de agenda opent, en daarna weer losgelaten.

Wat wél op onze servers staat:

• Een vernieuwingssleutel (refresh token) van Google, versleuteld opgeslagen, zodat je niet bij elke handeling opnieuw moet aanmelden. Enkel jouw account kan die gebruiken.
• De keuze van agenda’s: de naam, de identificatie en de kleur van de agenda’s die je in BizPak wil zien. Niet de afspraken zelf.
• Een verwijzing naar afspraken die BizPak zelf aanmaakte: het nummer van het agenda-item, zodat BizPak later weet welk item bij welke taak of werkbon hoort. Wij bewaren de inhoud van dat item niet apart, want die staat bij Google.
• Het e-mailadres waarmee je koppelde, om te tonen welk account actief is.
• Wat jij zelf verstuurt. Het bericht dat je in BizPak opstelt (de begeleidende tekst en het document in bijlage) is jouw eigen gegeven in BizPak en wordt daar bewaard als bewijs dat het document verstuurd werd. Het komt niet uit de mailbox, het gaat erheen.

6.3 Beperkt gebruik van Google-gegevens (Limited Use)

Het gebruik en de doorgifte door BizPak van informatie ontvangen via Google API’s naar eender welke andere toepassing, gebeurt in overeenstemming met het Google API Services User Data Policy, met inbegrip van de vereisten inzake beperkt gebruik (Limited Use).

BizPak’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Concreet en zonder omwegen: gegevens die wij via Google API’s ontvangen worden:

• uitsluitend gebruikt om de functies te leveren die in punt 6.1 staan en die jij zelf zichtbaar aanvroeg;
• nooit verkocht, verhuurd of verhandeld;
• nooit gebruikt voor reclame, profilering of het opbouwen van marketingprofielen;
• nooit gebruikt om artificiële intelligentie of machine-learningmodellen te trainen of te verbeteren, niet die van ons en niet die van iemand anders;
• niet doorgegeven aan derden, behalve wanneer dat strikt nodig is om de functie zelf te leveren, wanneer jij ons dat vraagt, wanneer de wet ons daartoe verplicht, of in het kader van een beveiligingsonderzoek;
• niet door mensen gelezen, tenzij jij ons daar uitdrukkelijk om vraagt (bijvoorbeeld bij een supportvraag), of wanneer dit noodzakelijk is voor beveiliging, om misbruik te onderzoeken of om te voldoen aan de wet.

6.4 De koppeling stoppen en de gegevens laten wissen

Je hebt de controle en kan die op elk moment terugnemen, op twee manieren die elkaar aanvullen:

• In BizPak zelf: ga naar de agenda of naar Instellingen ▸ E-mail en kies Ontkoppel. Wij verwijderen dan onmiddellijk en definitief de opgeslagen vernieuwingssleutel en de agendakeuzes.
• Bij Google: ga naar myaccount.google.com/permissions en trek de toegang van BizPak in. Vanaf dat moment werkt onze sleutel niet meer.

Na ontkoppeling verstuurt BizPak geen e-mail meer via Gmail en toont het geen Google Agenda meer. Afspraken die BizPak eerder in de agenda zette, blijven bij Google staan, en je beheert ze verder zelf.

7. Gegevens uit het Microsoft 365-account

De koppeling met Microsoft 365 werkt volgens dezelfde principes als hoofdstuk 6: ze is optioneel, jij zet ze zelf aan, wij bewaren enkel de versleutelde vernieuwingssleutel en de agendakeuze, de afspraken worden live opgehaald en niet gekopieerd, en je kan de koppeling op elk moment verbreken in BizPak of intrekken bij Microsoft. Wij gebruiken die gegevens uitsluitend om e-mail te verzenden vanuit jouw adres en om de agenda te tonen en bij te werken.

8. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen de gegevens niet. Wij delen ze enkel met partijen die nodig zijn om de dienst te leveren, en enkel voor dat doel. Met de partijen die in onze opdracht gegevens verwerken, is een verwerkersovereenkomst gesloten. Een paar partijen hieronder zijn géén verwerker maar een openbare dienst waar wij iets opvragen of een melding aan doen — daar geldt hun eigen beleid.

8.1 Partijen die altijd meedoen

8.2 Partijen die pas meedoen als je iets aanzet

Zolang de bijbehorende functie uit staat, krijgen deze partijen niets.

8.3 Wie géén gegevens over personen krijgt

Wij halen ook gegevens op bij partijen die daarbij niets over jou of over de klanten te zien krijgen. Zij staan hierboven niet, en dat is met opzet: de prijscatalogi van de groothandels (Desco, De Schacht, Verhelst, Ingram) krijgen enkel de inloggegevens van het eigen account daar en de artikelnummers waar je naar zoekt; de open gegevens van de Kruispuntbank van Ondernemingen halen wij als één bestand op; en de wisselkoersen van de Europese Centrale Bank vragen wij zonder account op.

8.4 Diensten voor deze website

Voor de websiteformulieren en bezoekersstatistieken gebruiken wij daarnaast onderstaande diensten. Dit staat los van hun rol voor de applicatie hierboven.

9. De verwerkersovereenkomst

Voor alles wat jij in BizPak zet, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker (hoofdstuk 3). De AVG vraagt dat die verhouding op papier staat. Dat papier is de verwerkersovereenkomst, en ze maakt deel uit van de overeenkomst met ons. Je moet er dus niet apart om vragen: ze geldt zodra je BizPak gebruikt.

9.1 Wat erin staat

• waarvoor wij jouw gegevens verwerken: het leveren van BizPak, en niets anders. Wij gebruiken ze niet voor eigen doeleinden en trainen er geen modellen mee;
• dat wij enkel volgens jouw instructies werken, en het je laten weten wanneer een wet ons iets anders oplegt;
• over wie het gaat en waarover: de klanten, de leveranciers, de medewerkers en de contactpersonen, met de documenten, uren en berichten die daarbij horen;
• dat iedereen bij ons die eraan kan, tot geheimhouding gehouden is;
• de beveiligingsmaatregelen uit hoofdstuk 12;
• welke andere partijen wij inschakelen, en dat wij je vooraf verwittigen wanneer daar een partij bij komt (9.2);
• dat wij je helpen wanneer een klant of een medewerker van jou een van die rechten uitoefent, en dat wij een gegevenslek dat jouw gegevens raakt zonder onnodige vertraging aan jou melden;
• wat er op het einde van de overeenkomst met de onderneming gebeurt: je krijgt de administratie in een gangbaar formaat mee, met de bestanden apart. Daarna verwijderen wij de gegevens binnen 90 dagen, tenzij je om een andere bewaartermijn vraagt (hoofdstuk 11). Een afzonderlijk verzoek om een persoon te wissen is iets anders: de contactfiche wordt geanonimiseerd, terwijl bestaande boekhoudkundige documenten behouden blijven voor de bewaarplicht van de onderneming.

9.2 Wie wij inschakelen als subverwerker

Dat zijn de partijen uit hoofdstuk 8 die in onze opdracht gegevens verwerken. Microsoft Azure in de regio West-Europa verzorgt de applicatie en opslag. Cloudflare verwerkt het verkeer naar de applicatie terwijl het passeert. Onze eigen apparatuur leest aankoopfacturen; Microsoft Azure AI Document Intelligence is de laatste herkenningsstap wanneer onze eigen lezers er niet uit raken.

Afhankelijk van de gebruikte functies komen daar de e-mail- en pushdiensten, Resend, Digiteal en het Peppol-netwerk, kaartdiensten, Van Marcke, CodaClean of CodaBox en een zelf ingestelde automatiseringsdienst bij. Hoofdstuk 8 vermeldt per partij het doel en de gegevens. Openbare diensten zoals Digitaal Vlaanderen, VIES, VEKA en de Belgische eID-diensten hebben voor hun eigen wettelijke taken hun eigen rol en beleid; niet elke ontvanger is dus een subverwerker.

Komt er een subverwerker bij of valt er een weg, dan laten wij dat vooraf weten in de applicatie of per e-mail. Ben je het er niet mee eens, dan kan je bezwaar maken, en raken wij er samen niet uit, dan kan je de overeenkomst stopzetten.

9.3 Wat jij mag vragen

Als verantwoordelijke mag je van ons een kopie van de gesloten verwerkersovereenkomst vragen, met de lijst van subverwerkers erbij. Je mag onze maatregelen laten nakijken, je mag je gegevens op elk moment exporteren, en je mag ons vragen ze te verwijderen.

Wil de boekhouder, de accountant of een van de klanten een ondertekend exemplaar zien, mail dan naar info@eltron.be met de naam en het btw-nummer van de onderneming. Wij bezorgen je een ondertekende versie, digitaal of op papier. Werk je liever met een eigen model, stuur het dan gerust door, dan kijken wij het na.

10. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij houden de gegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte. De applicatie, de databank en de aanmeldserver draaien in onze eigen omgeving bij Microsoft Azure, regio West-Europa. Ook de opslag van de bijlagen staat daar. Wij huren die computers; wat erop staat blijft van jou en van de onderneming.

Al het verkeer naar bizpak.app komt eerst binnen bij Cloudflare, dat als voordeur de applicatie beschermt tegen aanvallen en overbelasting. Cloudflare is een Amerikaanse onderneming met computers over de hele wereld, dus het verkeer kan onderweg ook buiten de EER passeren. Cloudflare ziet dat verkeer terwijl het passeert en bewaart de administratie niet.

Een aantal diensten uit hoofdstuk 8 zijn onderdeel van internationale groepen die gegevens buiten de EER kunnen verwerken, in het bijzonder in de Verenigde Staten. Waar dat gebeurt, steunen wij op de waarborgen die de AVG voorziet: het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-US Data Privacy Framework voor deelnemende bedrijven (waaronder Google en Microsoft), en anders de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met technische maatregelen zoals versleuteling. Een kopie van die waarborgen kan je bij ons opvragen.

11. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Het account en de administratie in BizPak

Zolang de onderneming klant is. Na het einde van de overeenkomst verwijderen wij de gegevens binnen 90 dagen, tenzij je vroeger vraagt om ze te wissen of langer vraagt om ze te bewaren.

Facturen en boekhoudkundige stukken van ELTRON

7 jaar (wettelijke bewaarplicht in België)

Google- en Microsoft-koppeling (sleutel, agendakeuze)

Tot je ontkoppelt of de toegang intrekt, dan onmiddellijk verwijderd

Controlespoor (audit log) en logs van beheerderstoegang

Zolang het bijbehorende dossier bestaat, met een minimum dat de wet of een geschil vereist

Technische logs en foutmeldingen

Maximaal 12 maanden

Arbeidstijdregistratie

Volgens de wettelijke termijn die op de werkgever rust (in België doorgaans 5 jaar)

Bewijs van eID-identiteitscontrole (de naam op de kaart, de kenmerken van het certificaat en de versleutelde vingerafdruk van het rijksregisternummer — zie 4.4)

Zolang de Peppol-aansluiting loopt, plus de verjaringstermijn

Deellinks naar het klantenportaal

30 dagen na aanmaak, of eerder als je de link intrekt

Pushmeldingen

Tot je ze uitzet of het toestel de melding weigert

Wat je invulde in een formulier op de website: een proefperiode, een afspraak, een vraag of een sollicitatie

Maximaal 12 maanden na het laatste contact. Word je klant, dan gelden vanaf dan de termijnen voor het account.

Een gearchiveerd document blijft staan zolang jij het daar laat: archiveren is bewust bewaren, geen verwijdering.

De prullenmand werkt anders. Gooi je een concept weg, dan kan je het 30 dagen lang terughalen; daarna verdwijnt het definitief, met zijn bijlagen erbij. De prullenmand zegt bij elke regel zelf wanneer dat is. Een document dat ooit een nummer kreeg — een verstuurde factuur bijvoorbeeld — verdwijnt nooit vanzelf: dat blijft in de bak staan tot iemand er zelf "Definitief verwijderen" op klikt.

Het wissen van een persoon is niet hetzelfde als het afsluiten van een onderneming. Bij een afzonderlijk verzoek wissen wij de persoonsgegevens uit de contactfiche en anonimiseren wij die fiche. De bestaande facturen en andere boekhoudkundige documenten bewaren hun oorspronkelijke gegevens voor de wettelijke bewaarplicht van de onderneming.

Bij het einde van de overeenkomst krijgt de onderneming haar administratie mee. De bestanden en bijlagen worden apart overgedragen vóór de definitieve verwijdering. De onderneming blijft zelf verantwoordelijk voor het bewaren van haar boekhouding. De termijn van zeven jaar voor de eigen facturen van ELTRON is geen belofte om de volledige administratie van een vertrokken onderneming zeven jaar in BizPak te bewaren.

12. Hoe beveiligen wij gegevens?

• Versleuteling onderweg: al het verkeer verloopt over HTTPS/TLS.
• Versleuteling in rust: toegangssleutels van koppelingen en andere gevoelige waarden worden versleuteld opgeslagen. Wachtwoorden worden gehasht en nooit leesbaar bewaard.
• Strikte scheiding per onderneming: elke onderneming heeft haar eigen afgeschermde ruimte in de databank. Die scheiding is niet enkel een instelling: ze wordt bij elke opvraging automatisch afgedwongen, en de bouw van de software wordt tegengehouden als iemand daarvan zou afwijken.
• Rechten per module en per gebruiker: een gebruiker ziet enkel wat aan die persoon is toegekend. Ook wie een adres rechtstreeks intikt, komt niet binnen.
• Beheerders zien geen klantendata: een systeembeheerder van ELTRON heeft géén toegang tot de administratie van een onderneming. Om te helpen moet een beheerder uitdrukkelijk in naam van een gebruiker gaan werken, en dat wordt gelogd.
• Tweestapsverificatie is beschikbaar en wordt aanbevolen.
• Controlespoor: elke wijziging aan een document wordt bijgehouden met gebruiker en tijdstip.
• Back-ups worden regelmatig genomen en op hun herstelbaarheid gecontroleerd.

Stellen wij een inbreuk vast met risico voor jouw rechten en vrijheden, dan melden wij die binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, waar de wet dat vereist, ook aan jou. Ben je klant en treffen wij een inbreuk aan in gegevens waarvoor jij verantwoordelijke bent, dan brengen wij jou zonder onnodige vertraging op de hoogte.

13. Jouw rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage: weten welke gegevens wij van je verwerken en er een kopie van krijgen.
• Verbetering: onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
• Verwijdering (“vergeten worden”), voor zover geen wettelijke bewaarplicht in de weg staat.
• Beperking van de verwerking, bijvoorbeeld terwijl een betwisting loopt.
• Overdraagbaarheid: de gegevens ontvangen in een gangbaar, machineleesbaar formaat.
• Bezwaar tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang.
• Toestemming intrekken, op elk moment en zonder gevolgen voor wat daarvóór gebeurde, bijvoorbeeld de Google-koppeling, de locatiebepaling of de meldingen.

Vraag het aan via info@eltron.be. Wij antwoorden binnen één maand. Kunnen wij die termijn uitzonderlijk niet halen, dan laten wij dat weten met de reden. Om misbruik te vermijden kunnen wij je vragen de identiteit aan te tonen.

Ben je klant of leverancier van een BizPak-gebruiker? Dan verwerken wij jouw gegevens als verwerker. Richt het verzoek dan tot de onderneming die je aanschreef; zij is de verantwoordelijke. Kom je er niet uit, laat het ons gerust weten, want wij helpen die onderneming om het verzoek uit te voeren.

14. Cookies en vergelijkbare technieken

De applicatie gebruikt enkel noodzakelijke cookies: ze houden de aanmelding aan, beveiligen formulieren tegen misbruik en onthouden de taal- en schermvoorkeuren. Zonder die cookies werkt de applicatie niet. Daarvoor is geen toestemming vereist.

Wij plaatsen in de applicatie geen advertentiecookies en geen trackers van derden. De persoonlijke voorkeuren — het kleurenthema, de dichtheid van een lijst, of de zijbalk open of dicht staat, welke kolommen je op een documentregel wil zien — bewaren wij bij het account, niet op het toestel. Zo staan ze er weer zoals jij ze zette wanneer je op een andere computer of telefoon aanmeldt. Ze horen dus bij de gegevens in punt 4.1, en ze zijn van jou alleen: een collega ziet zijn eigen keuzes. Alleen de breedte van een gesplitst scherm blijft in de browser staan en verlaat het toestel niet. Zet je BizPak als app op het startscherm, dan bewaart de app-schil enkel wat nodig is om offline te kunnen starten.

Deze website plaatst helemaal geen cookies. Niet voor statistieken, niet voor advertenties, niet voor voorkeuren. Daarom zie je hier ook geen cookiebanner: er valt niets toe te stemmen.

Om te weten hoeveel mensen bizpak.be bezoeken en welke pagina’s ze lezen, gebruiken wij Cloudflare Web Analytics. Die meting werkt bewust anders dan de bekende statistiekdiensten:

• er wordt geen cookie geplaatst en er wordt niets in de browser opgeslagen;
• er wordt geen vingerafdruk van het toestel gemaakt en je wordt niet gevolgd tussen websites of over meerdere bezoeken heen;
• wij zien enkel geaggregeerde cijfers: hoeveel bezoeken een pagina kreeg, uit welk land, met welk soort browser en hoe snel de pagina laadde;
• de gegevens worden niet verkocht en niet voor advertenties gebruikt.

Omdat er niets op het toestel wordt geplaatst of uitgelezen, is hiervoor onder de ePrivacy-regels geen toestemming vereist. Zouden wij ooit een meetinstrument gebruiken dat wél iets op het toestel bewaart, dan vragen wij daar eerst de toestemming voor via een cookiebanner en passen wij dit beleid aan.

De lettertypes, afbeeldingen en scripts van deze website komen van onze eigen server. De uitzonderingen zijn Cloudflare Web Analytics en, op pagina’s met een formulier, de Cloudflare Turnstile-spamcontrole. Deze scripts worden bij Cloudflare opgehaald.

15. Kinderen

BizPak is bedrijfssoftware en richt zich niet tot kinderen. Wij verzamelen niet bewust gegevens van personen jonger dan 16 jaar. Merk je dat dit toch gebeurde, laat het ons weten en wij verwijderen die gegevens.

16. Wijzigingen aan dit beleid

Wij passen dit beleid aan wanneer de software of de regelgeving wijzigt. De datum bovenaan toont wanneer de laatste aanpassing gebeurde. Bij een belangrijke wijziging, zeker wanneer die raakt aan welke gegevens wij verwerken of aan de koppelingen, brengen wij je op de hoogte in de applicatie of per e-mail, vóór de wijziging ingaat. Oudere versies kan je bij ons opvragen.

Wat er in versie 1.4 veranderde. De gedeelde bepalingen zijn afgestemd op versie 1.4 van het applicatiebeleid: Microsoft Azure en Cloudflare in de infrastructuur, de drie stappen van documentherkenning, het bewaarde eID-bewijs, de aanvullende ontvangers, voorkeuren bij het account en de bewaartermijn van de prullenmand. Hoofdstuk 9 en 11 onderscheiden het afsluiten van een onderneming van het anonimiseren van een persoon. De uitleg over websiteformulieren en cookieloze statistieken blijft afzonderlijk van de bepalingen over de applicatie.

17. Contact en klachten

Heb je een vraag, een verzoek of een klacht over hoe wij met de gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Wij lossen het liefst zelf op:

E-mail

info@eltron.be

Post

ELTRON BV, Holdamstraat 2, 9170 Sint-Gillis-Waas, België

Telefoon

+32 476 58 43 14

Ben je niet tevreden met ons antwoord, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder:

Toezichthouder

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Adres

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België

Telefoon

+32 2 274 48 00

E-mail

contact@apd-gba.be

Website

gegevensbeschermingsautoriteit.be

Privacyverklaring BizPak · ELTRON BV, Holdamstraat 2, 9170 Sint-Gillis-Waas · BE 0788.287.128 · versie 1.4 van 6 september 2026.