Algemene voorwaarden

BizPak is administratiesoftware van ELTRON BV, Holdamstraat 2, 9170 Sint-Gillis-Waas, met ondernemingsnummer BE 0788.287.128. Waar hieronder "wij" staat, is dat ELTRON BV. Waar "je" staat, is dat de onderneming die het abonnement neemt.

1. Waarop deze voorwaarden staan

Onze algemene voorwaarden gelden op alles wat wij doen, ook op het BizPak-abonnement. Deze pagina is daar een aanvulling op: ze regelt wat aan een jaarabonnement op software eigen is en waarover die algemene voorwaarden niets zeggen.

Spreken beide teksten elkaar tegen over het abonnement, dan geldt wat hier staat. Voor al de rest gelden de algemene voorwaarden.

2. Wat je afneemt

Je neemt een gebruiksrecht op BizPak voor één onderneming, voor de duur van het abonnement. De software draait bij ons; je installeert niets en je koopt geen licentie die je zou kunnen doorgeven. Artikel 9 van onze algemene voorwaarden blijft gelden: de software en alles eromheen blijft van ons.

Er zijn drie formules. Ze verschillen in het aantal gebruikers en in wat erin zit:

Wat er precies in elke formule zit, staat op de prijzenpagina en in de applicatie zelf. Heb je meerdere ondernemingen, dan neem je per onderneming een abonnement.

3. De proefperiode

Je kan BizPak 30 dagen kosteloos gebruiken met eigen gegevens. Wij zetten die omgeving voor je klaar. Tijdens de proefperiode staat alles open, ook wat in de duurste formule zit, zodat je weet wat je koopt.

Aan de proefperiode hangt geen verplichting en geen betaling. Ze loopt gewoon af. Zeg je niets, dan wordt er niets gefactureerd en wordt de omgeving afgesloten; wat er dan met de gegevens gebeurt, staat in artikel 9.

4. Prijs, facturatie en betaling

• De prijs is per jaar en per onderneming, exclusief btw, en wordt bij het begin van elk abonnementsjaar gefactureerd.
• Er zijn geen opstartkosten en er is geen kost per document of per verstuurde factuur.
• Het bedrag per maand dat op de prijzenpagina staat, is de jaarprijs gedeeld door twaalf. Het is een rekensom om te vergelijken, geen formule die je kan afnemen.
• Facturen zijn betaalbaar zoals in artikel 5 van onze algemene voorwaarden: binnen de termijn op de factuur en ten laatste dertig dagen na factuurdatum.
• Ga je tijdens een lopend jaar naar een ruimere formule, dan rekenen wij het verschil aan voor de rest van dat jaar. Ga je naar een kleinere, dan gaat dat in bij de volgende verlenging: wat al gefactureerd is, wordt niet terugbetaald.

5. Duur, verlenging en opzegging

Het abonnement loopt een jaar en verlengt daarna telkens met een jaar, tenzij je voor het einde van het lopende jaar laat weten dat je stopt. Een bericht aan hello@eltron.be volstaat; wij bevestigen het.

Zeg je op, dan blijft de omgeving werken tot het einde van het jaar dat je betaald hebt. Wij betalen geen deel van een lopend jaar terug.

Wij van onze kant kunnen het abonnement stopzetten in de gevallen die artikel 6 van onze algemene voorwaarden noemt, en verder alleen mits opzeg tegen het einde van een abonnementsjaar. Zetten wij BizPak helemaal stop, dan laten wij dat minstens zes maanden op voorhand weten en betalen wij het niet-gebruikte deel van het jaar terug.

6. Gebruik van BizPak

• Een gebruiker is een persoon, niet een schermnaam. Meerdere mensen die één aanmelding delen, is geen doen: je verliest wie wat gedaan heeft, en het is wat wij niet toestaan.
• Je bent verantwoordelijk voor wat er onder jouw aanmeldingen gebeurt, en voor de juistheid van wat je in BizPak zet. Wij kijken de documenten niet na.
• Je gebruikt BizPak voor de eigen administratie. Doorverkopen, verhuren of er een dienst van maken voor derden, kan alleen met onze schriftelijke toestemming.
• De koppeling met een AI-assistent leest en zet klaar. Verzenden doet een mens, in de applicatie. Wat een assistent voorstelt, blijft jouw stuk zodra jij het verstuurt, en jij blijft ervoor verantwoordelijk.

7. Beschikbaarheid en hulp

Wij doen ons uiterste best om BizPak te laten draaien en om snel te antwoorden. Dat is een inspanningsverbintenis, geen gegarandeerd percentage: wij beloven hier geen uptime en geen reactietermijn, omdat een cijfer dat wij niet altijd kunnen waarmaken minder waard is dan wat wij wel doen.

Je krijgt rechtstreeks contact met de maker van BizPak. Bij dringende vragen zijn wij vaak ook in het weekend beschikbaar. Onderhoud dat het gebruik onderbreekt, kondigen wij op voorhand aan en plannen wij buiten de kantooruren, tenzij het niet kan wachten.

Voor storingen bij partijen waarop wij steunen, zoals de hosting, het Peppol-netwerk of de bank, geldt artikel 7 van onze algemene voorwaarden.

8. Gegevens en privacy

Wat de onderneming in BizPak zet, blijft van de onderneming. Voor persoonsgegevens van klanten, leveranciers, contactpersonen en medewerkers bepaalt de onderneming het doel en de rechtsgrond en is zij verwerkingsverantwoordelijke. ELTRON BV is daarvoor verwerker. De onderneming zorgt voor rechtmatige instructies en informeert de betrokkenen.

Deze afspraken gelden ook tijdens de proefperiode en zolang wij gegevens in opdracht verwerken of bewaren. Het gaat om contact- en identificatiegegevens, documenten, financiële gegevens, planning, werkuren, eventuele locatiepunten en berichten die de onderneming invoert of koppelt. Wij verzamelen, bewaren, raadplegen, wijzigen, verzenden en verwijderen die gegevens om BizPak te leveren, te beveiligen en te ondersteunen.

Wij werken alleen volgens gedocumenteerde instructies van de onderneming, waaronder het gebruik van de functies en de koppelingen die zij aanzet. Ook doorgifte buiten de EER valt onder die instructies en de toepasselijke wettelijke waarborgen. Verplicht een wet ons tot een andere verwerking, dan melden wij dat vooraf, tenzij die wet dit verbiedt. Lijkt een instructie onrechtmatig, dan melden wij dat meteen en schorten wij die op. Wij verkopen de gegevens niet en gebruiken de inhoud van de administratie niet om AI-modellen te trainen.

Wie bij ons toegang nodig heeft, is tot vertrouwelijkheid gehouden. Wij nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, toegangsrechten, scheiding tussen ondernemingen en herstelkopieën. De privacyverklaring beschrijft de maatregelen.

De onderneming geeft algemene toestemming om de dienstverleners uit de privacyverklaring in te schakelen voor de daar beschreven taken. Aan subverwerkers leggen wij dezelfde verplichtingen voor gegevensbescherming op; wij blijven verantwoordelijk voor hun uitvoering. Een toevoeging of vervanging melden wij vooraf, zodat de onderneming vóór de wijziging bezwaar kan maken wegens gegevensbescherming. We zoeken dan samen een oplossing. Lukt dat niet, dan kan de betrokken dienst vóór de wijziging zonder opzegvergoeding worden beëindigd.

Wij helpen de onderneming bij verzoeken van betrokkenen en bij haar verplichtingen rond beveiliging, gegevenslekken, effectbeoordelingen en overleg met de toezichthouder. Een gegevenslek melden wij zonder onredelijke vertraging, ook wanneer het onderzoek nog loopt. Wij verstrekken de nodige informatie om deze afspraken te controleren en werken mee aan audits en inspecties door de onderneming of een door haar aangewezen controleur. Daarvoor maken we praktische afspraken die gegevens van andere klanten beschermen.

Na het einde van de dienstverlening geven wij de gegevens naar keuze van de onderneming terug of wissen wij ze, met verwijdering van de bestaande kopieën, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt. Artikel 9 beschrijft de uitvoering. Deze verwerkingsafspraken maken deel uit van de algemene voorwaarden en gaan bij tegenstrijdigheid voor voor de verwerking in opdracht. Voor de eigen account-, facturatie- en websitegegevens beschrijft de privacyverklaring onze rol als verwerkingsverantwoordelijke.

9. Wat er gebeurt als je stopt

• Je krijgt de gegevens mee. Op verzoek leveren wij een uitvoer in een machineleesbaar formaat, met de opgeslagen bestanden apart.
• Wij verwijderen de actieve gegevens binnen negentig dagen na het einde van de overeenkomst. In de praktijk zetten wij de omgeving eerst af en verwijderen wij ze dertig dagen later definitief, zodat een vergissing nog recht te zetten valt.
• Wat wij zelf wettelijk moeten bijhouden, zoals de facturen voor het abonnement, bewaren wij gedurende de toepasselijke wettelijke termijn. De onderneming zorgt zelf voor het bewaren van haar eigen boekhouding.
• Vraag een uitvoer vóór de verwijdering. Herstelkopieën blijven daarna afgeschermd tot hun bewaartermijn afloopt, maximaal veertien dagen voor de databank en zeven dagen voor verwijderde bestanden. Wij gebruiken die uitsluitend voor herstel. Bij herstel passen wij eerdere verwijderingen opnieuw toe voordat de gegevens weer beschikbaar worden.

10. Wijzigingen aan de dienst en aan deze voorwaarden

BizPak verandert voortdurend, en dat is de bedoeling. Wij voegen toe en verbeteren zonder je dat vooraf te vragen. Nemen wij iets weg waarop je steunt, dan laten wij dat minstens drie maanden op voorhand weten.

Deze voorwaarden kunnen wij wijzigen zoals artikel 1 van onze algemene voorwaarden het regelt: wij laten het dertig dagen op voorhand weten. Ben je het niet eens met een wijziging, dan kan je tot de ingangsdatum opzeggen tegen het einde van het lopende jaar, en gelden voor dat jaar nog de oude voorwaarden.

Een prijswijziging geldt nooit voor een jaar dat al gefactureerd is. Wij kondigen ze aan voor de verlenging, zodat je ze kent voor je beslist.

11. Aansprakelijkheid

Artikel 7 van onze algemene voorwaarden geldt. Kort samengevat: wij staan in voor rechtstreekse schade en niet voor onrechtstreekse schade zoals omzet- of winstverlies, en niet voor overmacht of voor storingen bij derden.

Voor het BizPak-abonnement komt daar dit bij: onze aansprakelijkheid is per abonnementsjaar beperkt tot wat je ons voor dat jaar betaald hebt. BizPak is een hulpmiddel bij de administratie en vervangt het eigen nazicht niet, noch dat van de boekhouder. Jij blijft verantwoordelijk voor wat je verstuurt en voor wat je aangeeft.

12. Toepasselijk recht

Het Belgisch recht is van toepassing. Enkel de hoven en rechtbanken van het rechtsgebied waar onze maatschappelijke zetel ligt, zijn bevoegd. Dat is wat artikel 13 van onze algemene voorwaarden bepaalt en het geldt ook hier.

Vragen over deze voorwaarden? Bel +32 476 58 43 14 of mail hello@eltron.be. Er antwoordt iemand die weet waarover het gaat.